Xã hội phát triển song song với việc văn hóa email trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giao dịch thông tin, truyền tải thông điệp giữa các mối quan hệ song phương hoặc đa phương. Văn hóa email thể hiện trình độ cũng như cách ứng xử của mỗi người.
Nam Phú Thái giới thiệu tới bạn đọc những quy tắc cần biết khi viết email nhằm giúp mọi người có cách tiếp cận và sử dụng đúng đắn nhất.
Những quy tắc cần biết khi viết email :
Nghĩ trước khi viết
Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không.
Viết email thật đơn giản
Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.
Viết email ngắn
Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.
Sử dụng dòng Subject
Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng.
Làm chủ email của mình
Làm chủ email là việc xác định được mục đích và nội dung của email do mình soạn thảo và gửi đi. Có thể nhận và phản hồi đối với những thông tin nhận lại được.
Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự.
Những quy tắc cần biết khi viết email trở nên quan trọng trong việc quyết định đến văn hóa ứng xử, hiệu quả và chất lượng công việc của mỗi người.
