Khi đi làm thì điều đầu tiên bạn được hướng dẫn khi làm là lưu số điện thoại, mail của đồng nghiệp trong công ty để tiện liên lạc trong trao đổi việc. Mail là công cụ tác nghiệp rất tốt hỗ trợ trong công việc, mail được coi là thước đo đánh giá văn hóa truyền đạt suy nghĩ của bạn. Văn hóa mail là một phần văn hóa công sở, cùng Nam Phú Thái tìm hiểu cách viết mail cho đúng:
1. Nên trả lời mail khi bạn nhận được:
Có quy tắc nghe điện thoại như thế này, để máy đổ chuông một hồi lâu mới nhắc máy hay khi nhận được tin nhắn, mail bạn cũng để một lúc mới trả lời lại người gọi hay gửi. Đây thực sự là một điều không hề tốt, đặc biệt là trong công việc.
Thời gian là vàng bạc, trong công việc thì càng quan trọng, việc bạn chây ỳ trả lời muộn mail, sẽ làm tiến độ xử lý công việc bị chậm lại, mà cũng khiến đối phương sốt ruột chờ câu trả lời, chỉ khi nào bạn rơi vào tình huống như vậy mới hiểu được giảm đó bực bội như thế nào. Vì thế hãy có ý thức trả lời lại mail lập tức khi nhận được. Đối tác, đồng nghiệp mới thấy bạn hiểu việc, biết tôn trọng người khác.
2. Chủ đề:
Chủ đề mail không có gì khó khăn, chỉ cần đơn giản, dễ hiểu và bao quát được ý chính. Đừng biến mail của mình thành mail rác với những tiêu đề hời hợt, hoặc gõ vào linh tinh các kí tự trên bàn phím là xong, không liên quan tới nội dung mail, vì với những tiêu đề đấy khiến người khác đánh giá không hay về bạn, họ sẽ ngó lơ không đọc mail.
Lưu ý: Khi bạn reply lại mail hãy sửa tiêu và xóa nội dung cũ trước khi trả lời, và đừng lười vội vàng gửi mail đi, hãy đọc lại trước khi nhấn nút gửi.
3. Nội dung từ ngữ và cấu trúc viết mail:
Mở đầu, kết luận và chữ ký : Bạn viết cái gì cũng có công thức trình bày, mail cũng vậy. Mail là công cụ truyền tải thông tin, giao tiếp không cần trực tiếp nhưng có cảm xúc. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện và kết thúc email bằng một lời chúc hoặc cảm ơn.
Sau phần chủ đề sẽ là phần nội dung mail. Trước tiên bạn gửi lời chào ” Em chào anh/chị..Em gửi anh/chị… Sau đó ghi chi tiết nội dung công việc bạn muốn trao đổi, ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu và không lủng củng khó hiểu.
Tùy từng đối tượng mà bạn dùng từ cho phù hợp, không nên suồng sã, ăn nói mất lịch sự, đối tác và đồng nghiệp, bạn
Cho dù phía bên gửi mail là người có tính cách như nào thì hãy thân thiện trong lời nói, dĩ hòa vi quý, bạn viết mail mạt sát lại thì nó sẽ thành bằng chứng chống lại bạn trong công việc. Hãy cẩn thận dùng lời khi viết.
Cuối dòng nên lời chào tạm biệt. Có thể bạn quên hay lười, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc “Việt” hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.
Nên có chữ ký vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: Tên họ, đơn vị công tác, địa chỉ… Thậm chí, chữ ký còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.
Cc được viết tắt từ cụm từ “carbon copy” (“bản sao”). Người nào được nhập địa chỉ vào mục Cc sẽ nhận được một bản sao email khi bạn gửi đi, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả những người nhận khác cùng được nhập trong mục Cc.
Còn Bcc được viết tắt từ cụm từ “blind carbon copy” (“bản sao ẩn”). Chức năng của Bcc tương tự như Cc, ngoại trừ việc người được nhập địa chỉ vào mục này sẽ chỉ nhìn thấy địa chỉ mail của mình, mà không thấy các địa chỉ mail khác trong Bcc. Trong các trường hợp tế nhị, không muốn cho người nhận biết họ cùng được gửi một nội dung tương tự như những người khác; hoặc khi cần gửi thông tin cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đối tác… có tính cạnh tranh, bạn nên sử dụng chức năng này.
Lưu ý:
– Với mail quan trọng hãy để chữ: Khẩn cấp” hoặc từ tương tự lên đầu tiêu đề.
– Nếu mail nội dung dài thì hãy giãn cách sao nhìn cho thoáng, không gây mệt khi nhìn.
– Hạn chế dùng biểu tượng cảm xúc.
– Nếu bạn chưa trả lời mail thì chậm nhất 24h từ lúc nhận được thư.
